Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person wir erheben und was wir damit machen, wenn Sie sich bei uns bewerben. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.

Für die Verarbeitung verantwortliche Stelle:

Kito Europe GmbH
Heerdter Lohweg 93
40549 Düsseldorf
Tel. +49 211 528 009 - 0
E-Mail: info@kito.net
Geschäftsführer: Wilhelm Christian Fabricius, Robert Engelhart Desel

Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder andere Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Keyed GmbH
Siemensstraße 12
48341 Altenberge
Tel. +49 2505 639797
E-Mail: info@keyed.de

Teil 1: Ihre Bewerbung

Im folgenden Kapitel möchten wir Sie über die im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiteten personenbezogenen Daten, den Zweck, die Rechtsgrundlage und die Löschfristen informieren.

Dabei sind personenbezogene Daten i.S.v. Art. 4 Nr. 1 EG 26 DSGVO solche Daten, die alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Oder kurz gesagt: personenbezogene Daten sind alle Daten, die Sie identifizieren, oder identifizierbar machen und daher auch Rückschlüsse über Ihre sachliche oder persönliche Information zulassen.

Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DSGVO:

„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung“.

Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

I. Begründung des Beschäftigungsverhältnisses

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen. Das sind regelmäßig Daten, die wir pflichtgemäß erheben (Daten, die obligatorisch mitgeteilt werden müssen) und solche Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen (freiwillig zur Verfügung gestellte Daten). Freiwillig zur Verfügung gestellte Daten sind alle Angaben, die Sie uns ohne unsere Aufforderung mitteilen.

1) Daten, die obligatorisch mitgeteilt werden müssen

• Anrede
• Vorhandener Titel (Dr.)
• Vor- und Nachname
• Kontaktdaten (z.B. Straße, PLZ, Ort, Telefon- oder Handynummer, Email-Adresse)
• Angaben zu der absolvierten Ausbildung
• Fachliche und persönliche Qualifikationen inkl. Berufserfahrung und Ausbildung
• Entwicklungswunsch
• Kompetenzen
• Vorherige Arbeitgeber inkl. Beschäftigungszeitraum und Position
• Korrespondenzsprache
• Gewünschter Eintrittsdatum
• Gewünschte Einstellungsart: Teilzeit, oder Vollzeit

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

2) Daten, die wir bei Dritten über Sie erheben

Sofern Sie in Ihrer Bewerbung Links zu Profilen in sozialen Netzwerken angeben, ist es möglich, dass wir diese im Rahmen des Auswahlverfahrens betrachten; dabei verwenden wir die folgenden Daten:

• Teile des Profils
• Frühere Arbeitgeber / Lebenslauf

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

3) Freiwillig zur Verfügung gestellte Daten

Welche Daten Sie uns im Anschreiben, im Lebenslauf oder anderen Dokumenten freiwillig zur Verfügung stellen, entscheiden Sie. Häufig werden folgende Angaben gemacht:

• Familienstand
• Geschlecht
• Anzahl der Kinder
• Ihr Foto
• Empfehlung (Name und Kontaktdaten des Empfehlenden)
• Geburtsdatum
• Religionszugehörigkeit

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verwenden Ihre Bewerberdaten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Da wir Ihre uns zugesandten Dokumente aufgrund gesetzlicher Vorschriften nicht verändern dürfen, verarbeiten wir die uns übersandten Unterlagen unverändert. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ergibt sich aus Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO, § 26 Abs. 3 und Abs. 4 BDSG-neu.

II. Daten, die wir für die Reisekostenabrechnung verarbeiten

Wenn wir Ihre Reisekosten erstatten, verarbeiten wir die folgenden Daten:

• Kontonummer
• Kilometerstand des PKWs und entstandene Fahrtkosten
• Belege (Taxi, Tankquittung, Bahnfahrkarte o.Ä.)

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten für die Abrechnung der Reisekosten, die bei Ihnen durch die An- und Abreise zum Vorstellungsgespräch entstanden sind. Dies erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO.

III. Einholung von Referenzen

Wenn Sie uns Ihre früheren Arbeitgeber mitteilen, ist es möglich, dass wir diese ansprechen und um ihre Empfehlung bzw. Einschätzung Ihrer Person bitten, sofern Sie uns Ihre Einwilligung dazu gegeben haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

IV. Kandidatenpool

Es kann vorkommen, dass wir Ihnen trotz Ihres interessanten Profils keine passende Stelle anbieten können. Um im Falle einer zukünftig passenden Stelle wieder auf Sie zukommen zu können, speichern wir Ihre Bewerbung inkl. aller von Ihnen angegebenen Daten und vorgelegten Dokumente für einen Zeitraum von 12 Monaten sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre Einwilligung bzw. die Einwilligung Ihres Erziehungsberechtigten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 9 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Ihre Bewerberdaten, die wir zur Nutzung für weitere Stellen berücksichtigen sollen, werden von uns zu diesem Zweck vollständig bis zu 12 Monaten aufbewahrt. Nach der Aufbewahrungszeit werden die Daten anschließend automatisch vernichtet. Die Einwilligung ist freiwillig und hat keine Auswirkungen auf Ihre Chancen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens. Die Einwilligung kann jederzeit und ohne Angaben von Gründen widerrufen werden.

V. Sonstige Daten

Ferner wird die zwischen Ihnen und dem Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben, erfolgte elektronische und schriftliche Kommunikation gespeichert. Weiterhin speichern wir auch Kommentare, die im Zuge des Bewerbungsverfahrens zu Ihnen verfasst werden. Auch benutzen wir einen Interviewleitfaden und halten Ihre Antworten in der Personalakte im Falle einer späteren Einstellung fest.

Zweck und Rechtsgrundlage

• Wir verarbeiten diese Angaben zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens (inkl. Wahrung und Verteidigung unserer Rechtsposition). Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus Art. 6 lit. b) DSGVO.
• Darüber hinaus werten wir aus, was wir im Verlauf des Bewerbungsgesprächs verbessern können. Dies erfolgt auf der Rechtsgrundlage unseres berechtigten Interesses zur Optimierung unserer Abläufe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

VI. Personalvermittler

Für die Akquise von Fach- und Führungspersonal werden von uns unter Umständen Personalvermittler beauftragt. Es ist dabei vom Einzelfall abhängig, welche der oben genannten Daten wir direkt bei Ihnen erheben oder durch den Personalvermittler erhoben und an uns weitergegeben werden. Von uns werden derzeit der vollständige Vor- und Nachname, das Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer erhoben. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, durch die Inanspruchnahme der Personalvermittlungsdienste die Suche nach den geeigneten Bewerbern zu erleichtern.

VII. Weitergabe an verbundene Unternehmen

Es findet keine Weitergabe von personenbezogenen Daten an verbunden Unternehmen statt.

2. Löschfristen (bzw. Speicherdauer)

Sofern wir Ihre Bewerbung annehmen, informieren wir Sie im Rahmen unserer Mitarbeiterinformation über die Löschfristen.

• Im Falle einer Ablehnung Ihrer Bewerbung, werden Ihre personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von maximal 6 Monaten gespeichert.
• Wenn Sie der Aufnahme in den Kandidatenpool unseres Unternehmens zugestimmt haben, um die von Ihnen übermittelten Daten auch bei der Besetzung anderer freier Stellen in Betracht zu ziehen, werden Ihre Daten regelmäßig für 12 Monate im Kandidatenpool gespeichert und danach gelöscht. Im Fall, dass Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Verteidigung und Ausübung von Rechtsansprüchen benötigt werden, werden Ihre Daten nach Abschluss des Vorganges gelöscht.

2. Teil: Welche Organisationen erhalten Ihre Daten?

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen vollständigen Überblick darüber, in welchen Fällen Daten an Datenempfänger weitergegeben werden. Einen Hinweis darauf, um welche Daten es sich konkret handelt, erhalten Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung. Um den Bewerbungsprozess durchführen zu können, bedienen wir uns ausgewählter Erfüllungsgehilfen und Dienstleister (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO), die im jeweils erforderlichen Umfang Zugri􀀁 auf ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf Weisung der Kito Europe GmbH und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten. Darüber hinaus gibt es Stellen, die einige Ihrer Daten von uns erhalten, da wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.